QUESITI E RISPOSTE

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n. 7 - 9 marzo 2018

Categoria 5 - SIGLA, VISTO, FIRMA E SOTTOSCRIZIONE
D. Se il verbale è del Segretario, perché firma anche il Presidente? Chi firma le pagine del verbale? E gli allegati?

R. Per rispondere adeguatamente, dobbiamo prima chiarire alcuni concetti fondamentali. Essi sono legati a quello che Francesco Carnelutti chiamava “il segno grafico riconducibile a un soggetto”, cioè la sottoscrizione. Quel segno, infatti, può subire - da un punto di vista diplomatistico - una tetrapartizione in sigla, visto, firma e sottoscrizione.

  • Sigla: si appone su un atto imperfetto, cioè ancora non formato sotto il profilo della provenienza: sottoscritto o – nel caso delle deliberazioni – votato. Di norma, è compito del responsabile del procedimento amministrativo, con le competenze previste dall’art. 6 della legge 241/1990 (alcune differenze significative ci sono per il RUP in ambito di gare e appalti), per attestare la regolarità amministrativa dell’atto insinuato all’organo competente per l’adozione. Qui l’ordinamento è a volte impreciso. Infatti, si riscontra un “visto di regolarità contabile” in luogo della più corretta “sigla come attestazione di regolarità contabile”.
  • Visto: si appone su un atto perfetto (quindi già sottoscritto), di norma per presa d’atto, per controllo, per avallo o, a volte, per autorizzazione. Ad esempio, il “Si liquidi” sulle fatture passive, l’autorizzazione sulla domanda di ferie (ma come presa d’atto nelle assenze riconosciute dalla legge) o, ancora, per i passaggi doganali. In diplomatica, si tratta di un rescritto, cioè di un’annotazione che si aggiunge a un documento preesistente non per produrne uno nuovo, ma per segnarvi decisioni, prese d’atto e controlli.
  • Firma: è propria del testimone. Quest’ultimo, infatti, conferma (dal lat. cum-firmare) che quanto rappresentato in un verbale si è effettivamente svolto come descritto. Più semplicemente, per confermare di aver assistito come teste al compimento o all’espressione di una volontà, tipicamente nei contratti, sia in ambito civile che canonico.
  • Sottoscrizione: è propria dell’autore. Chi scrive “sotto” è colui che si assume la paternità e la responsabilità giuridico-intellettuale di quanto scritto “sopra”. Non a caso, nella modulistica e nei formulari, ogni istanza inizia con “Il sottoscritto”, anche se poi a fine modulo non è riportata la sottoscrizione, bensì la firma. Piccoli disallineamenti concettuali e lessicali, che non inficiano la sostanza.

Di conseguenza, il verbale è sottoscritto dal Segretario, quale pubblico ufficiale chiamato ad attestare, fedelmente e con capacità probatoria, quanto accaduto nel corso dell’adunanza. Il verbale è siglato in ogni pagina solo dal Segretario. Il Presidente, invece, appone la propria firma solo sull’ultima pagina del verbale come presa d’atto successivamente al passaggio nel collegio per una verifica di quanto il segretario verbalizzante ha riportato.
Gli allegati, infine, sono di norma vistati dal responsabile dell’Ufficio organi collegiali. Si tratta, infatti, di un’attività attestativa in capo a chi detiene stabilmente il documento, cioè nel fascicolo di istruttoria che accompagna l’ordine del giorno.
In un’altra occasione affronteremo le tematiche inerenti ai livelli di firma elettronica in ambiente comunitario e ai rispettivi utilizzi simmetricamente ordinati in ambiente tradizionale su sigla, visto, firma e sottoscrizione. E, altro tema molto caldo di puntodelibere, la produzione di estratti, chiamati anche con un’acrobazia linguistica “omissis”.

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