QUESITI E RISPOSTE

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n. 18 - 8 giugno 2018

Categoria 5 - ESISTE L'OBBLIGO DI PORTARE NELLA SEDUTA IMMEDIATAMENTE SUCCESSIVA IL VERBALE DELLA SEDUTA PRECEDENTE PER LA PRESA D'ATTO?

D. C'è qualche norma che impone che il verbale venga approvato / presa d'atto nella seduta successiva?

R. Verificando le fonti amministrative, si rinviene da parte del Ministero dell'Educazione nazionale, a firma Bottai, la Circolare 30 agosto 1939, n. 3391, che - segnatamente all'art. 2 - ha disposto: «I verbali delle sedute del Consiglio di amministrazione, del Senato accademico, dei Consigli di facoltà e degli altri Consigli costituiti presso l’Università od Istituto debbono essere letti e approvati nella medesima seduta o in quelle immediatamente successive e firmati dal presidente e dal segretario dei Consigli stessi o del Senato accademico».
Tale disposizione, mai abrogata, non ha carattere perentorio e la sua inosservanza non comporta l'inefficacia delle deliberazioni adottate (Consiglio di Stato, sez. V, 25 marzo 1991, n. 355). Infatti, sul mondo universitario non incombe alcun obbligo di pubblicità legale dei provvedimenti delle collegialità amministrative.
Come detto, nessuna disposizione regolamentare prescrive che la redazione definitiva del verbale e l'approvazione (rectius presa d'atto) dello stesso avvengano contemporaneamente allo svolgimento della seduta oggetto di verbalizzazione o prima della comunicazione del provvedimento deliberato; né la tardiva redazione definitiva o sottoscrizione del verbale della seduta collegiale può rendere illegittimo il provvedimento (Consiglio di Stato, sez. VI, 2 marzo 2001, n. 1191). Inoltre, secondo orientamento costante della giurisprudenza amministrativa, è consentita una verbalizzazione differita delle operazioni compiute da un organo collegiale utilizzando gli appunti presi durante la seduta stessa. Ciò in quanto la lettura e l'approvazione del verbale costituiscono adempimenti che non devono aver luogo necessariamente nella medesima adunanza (TAR Sardegna, 6 dicembre 2002, n. 1771 e TAR Lazio, Roma sez. III, 6 ottobre 2006, n. 9955).
Anzi, una delle pratiche da censurare riguarda la clausola "Letto, confermato e sottoscritto" in assenza di una vera e propria lettura, conferma e sottoscrizione. In altre parole, il valore probatorio del verbale è inerente all'attestazione dei fatti compiuti dal pubblico ufficiale o avvenuti in sua presenza e delle dichiarazioni da questi ricevute. Quindi non può essere verbalizzata una cosa non accaduta, anche per non incorrere nel reato di falso. Si deve, pertanto, dar atto pedissequamente dei fatti avvenuti attenendosi, anche quanto al “momento di verbalizzazione”, all’effettivo svolgimento dei fatti accaduti.
Dovendo, quindi, estrapolare una buona pratica deve, semmai, farsi rientrare nel principio di buona amministrazione l'approvazione del verbale nella seduta successiva, anche al fine di dare contezza ai singoli componenti di quanto descritto agli atti. A ogni buon conto, è consigliabile una disposizione regolamentare su questo tema (nel Regolamento Generale di Ateneo o nel Regolamento Organi).   

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