puntodelibere - Quesiti e risposte n. 34
QUESITI E RISPOSTE
n. 34 - 9 novembre 2018
Categoria 5 - COSA ACCADE AGLI ESTRATTI (PRODOTTI PER URGENZA) DIFFORMI DAL VERBALE?
D. In sede di presa d'atto del verbale della seduta precedente un componente ha segnalato che la sua assenza risulta non giustificata mentre diversamente era stata giustificata. Il problema è che sono già stati prodotti degli estratti con l'informazione non corretta; come si risolve questa questione?
R. Il problema investe, in via generale, due aspetti della prassi quotidiana degli organi collegali delle università e degli enti pubblici di ricerca. In primo luogo, ogni proposta di deliberazione che sembra o viene dichiarata "urgente" deve essere letta con prudenza e con attenzione. Invero, spesso si tratta di mera apparenza o di semplice disorganizzazione, che persistono spesso in attività prive di tali caratteristiche. Se gli Organi collegiali deliberassero in regime di urgenza costante, prima o poi, commetterebbero una leggerezza dettata dalla scarsa qualità o dal difetto di attenzione istituzionale alla procedura di formazione della volontà. In secondo luogo, sappiamo scegliere sempre le strade migliori per ingarbugliarci la vita. È il caso degli estratti. Esaminiamolo insieme.
L'aspetto più delicato è di tipo redazionale ed è in quest’ultimo che emerge il rigore amministrativo di ciascuno di noi: l'essere conciso, prolisso, dettagliato, superficiale, tecnico, evasivo sono aspetti del nostro lavoro che emergono come portato di ciò che abbiamo appreso nello studio ma, soprattutto, nell'esperienza sul campo. Ci sono segretari amministrativi che impiegano anche un paio d'ore per redigere un estratto, riportando tutte le presenze (nei grandi dipartimenti, anche nell'ordine delle centinaia) dopo averle minuziosamente controllate, l'ordine del giorno, i votanti, le premesse, una parte della discussione e così via. Tuttavia, sono elementi del tutto superflui. In realtà, l'estratto o, più correttamente, la "deliberazione vera e propria" è semplicemente la decisione presa. Ciò a dire, tutto quanto viene scritto dopo la parola "delibera". Nient'altro.
In primo luogo, non si tratta di un estratto in senso tecnico, perché non si estrae qualcosa da un oggetto che ancora non c'è, così come non si estrae un succo di arancia senza arancia. Quando lo si fa in presenza del verbale, si chiama "omissis", ma prevede - giust'appunto - la presenza del verbale già sottoscritto. In seconda battuta, non ha alcun senso riportare parti ultronee all'essenza della deliberazione.
Di conseguenza, l'estratto o, più correttamente, la deliberazione vera e propria deve riportare esclusivamente la volontà del collegio, cioè la parte dispositiva. Pertanto, il documento deve essere sintetico ed essenziale, ma completo. A bene vedere, si tratta di un documento amministrativo che rappresenta un provvedimento amministrativo per motivi d'urgenza. In caso di deliberazione per nulla osta a un docente, potrebbe essere, su carta intestata, come segue: «Il Consiglio di Dipartimento nell'adunanza del gg/mese/anno ha deliberato di concedere il nulla osta al prof. XX YY per attività didattica esterna in ZZ WW». Nient'altro.
Il documento "estratto" deve essere datato e sottoscritto dal Presidente del Collegio e dal Segretario, non soltanto da quest'ultimo. Infatti, l'attività dell'estratto si esplica in un'azione non ancora staticamente documentata. L'atto esiste, ma non è ancora documentato. Per queste ragioni, è bene che siano entrambi gli attori principali a sottoscrivere l'estratto: da un lato, il Presidente come rappresentante della volontà collegiale e a conferma della volontà rappresentata nell'estratto, dall'altra il Segretario verbalizzante per gli aspetti amministrativi e procedurali. Ovviamente, la deliberazione completa di premesse di fatto e di diritto, dei pareri tecnici e - soprattutto - della motivazione adeguata al tenore dell'atto potrà essere trasmessa, se richiesta, successivamente, avendo cautela di non trasmettere d'urgenza deliberazioni delicate da un punto di vista istituzionale o trasmesse a terzi. In questo caso, le premesse e la motivazione devono essere necessariamente presenti.
La trasmissione dell'estratto non deve nemmeno avvenire mediante nota protocollare (burocrazia invasiva e inidonea), ma può essere trasmesso semplicemente via mail da una Struttura a un'altra della medesima area organizzativa omogenea. Deve essere semmai valutata la registrazione (a protocollo o a repertorio) in caso di esibizione presso terzi come, ad esempio, presso uno studio notarile o per la partecipazione a un bando di ricerca esterno.
Venendo al quesito nel merito, giova ribadire che l'unico documento fidefacente è il verbale. In via cautelativa, è obbligo di farne menzione, scrivendo: «Per mero errore materiale, sono stati prodotti estratti [citare i numeri e la date] in cui il componente XXX YYY risulta assente ingiustificato, anziché - come da evidenze in atti - assente giustificato».
Anche in questo caso la trasparenza dell’azione amministrativa è indice inequivocabile di buona amministrazione.
