puntodelibere - Quesiti e risposte n. 35

QUESITI E RISPOSTE

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n. 35 - 16 novembre 2018

Categoria 5 - È OBBLIGATORIO RIPORTARE NEL VERBALE TUTTI GLI INTERVENTI DELLA DISCUSSIONE? ANCHE QUELLI MANDATI VIA MAIL DOPO LA SEDUTA?

D. In alcuni casi i consiglieri ci chiedono di riportare i loro interventi integralmente. Spesso sono lunghi, allora il Direttore chiede di mandarli via mail senza intervenire in seduta. È corretto?

R. Il verbale, in primo luogo, riproduce esattamente quanto accaduto nel corso dell'adunanza. Da un punto di vista procedurale, non è corretto accettare interventi per iscritto mai svoltisi nel corso della seduta. Tuttavia, si tratta di una prassi sostanzialmente innocua, ma potenzialmente pericolosa. Il presidente e il segretario verbalizzante, pertanto, devono usare prudenza ed equilibrio e decidere come agire caso per caso.

In questa sede, giova ricordare che la discussione non fa parte né della deliberazione né della motivazione. Ciò è stato statuito da un datato ma importante TAR Toscana 3 aprile 1987, n. 260: "La sintesi della discussione riportata nel processo verbale redatto dal segretario comunale non costituisce motivazione né è parte integrante della delibera consiliare e del suo schema, essendo gli interventi prodromici alla sola votazione". Del resto, la motivazione della deliberazione non può farsi risalire a considerazioni soggettive espresse dai membri del collegio amministrativo, in quanto di per sé non idonee a rappresentare l’iter procedurale di formazione della delibera stessa.
 
Il quesito odierno, però, pone un tema molto importante. In alcuni Atenei, abbiamo assistito a una "sbobinatura" degli interventi, al fine di trascrivere nel verbale ogni singola parola espressa. Invece, la giurisprudenza di merito, ormai consolidatasi, esclude in maniera categorica la possibilità di chiedere al segretario verbalizzante la trascrizione degli interventi in forma integrale. Infatti, "Non incombe in capo all’organo collegiale alcun obbligo di integrale verbalizzazione della discussione, essendo sufficiente che dal verbale risultino elementi che consentano di ritenere che l’“iter” seguito è conforme alle norme regolatrici del procedimento e, in ogni caso, ad ordinari criteri di corretta formazione della volontà collegiale" (TAR Lazio sez. I, 6 luglio 1999, n. 1520). Il concetto è stato ribadito e ampliato dal giudice amministrativo di secondo grado: "Il verbale ha l’onere di attestare il compimento dei fatti svoltisi al fine di verificare il corretto iter di formazione della volontà collegiale e di permettere il controllo delle attività svolte non è però a tal fine necessaria la minuziosa descrizione delle singole attività compiute e delle singole opinioni espresse" (Consiglio di Stato, sez. IV, 25 luglio 2001, n. 4074).
 
A questo punto, viene a cadere l'idea stessa di una segreteria amministrativa impegnata pedissequamente a trascrivere o a riportare i singoli interventi. Al contempo occorre rivalutare la funzione del verbale come documento giuridico descrittivo delle procedure amministrative e dei provvedimenti amministrativi, ma anche come opera intellettuale di sintesi del segretario, in grado di riprodurre fedelmente quanto accaduto e quanto stabilito nel corso di un'adunanza di un organo collegiale. 
In conclusione, la via maestra è l’equilibrio istituzionale. È ben legittimo che un consigliere possa chiedere la verbalizzazione del proprio intervento in un modo maggiormente curato e vicino al proprio pensiero, perché un testo meditato può far chiarire meglio le intenzioni e le linee di indirizzo e, almeno in tal senso, la prassi è ammissibile. Tuttavia, l’intervento in seduta deve essere accaduto per poter risultare verbalizzato. Almeno nella forma essenziale, in modo da cristallizzare gli elementi principali della discussione se e in quanto avvenuta.
 
Infine, come detto, il verbale rappresenta un'opera intellettuale di sintesi, non di analisi. La redazione sintetica di quanto accaduto in seduta non è intesa come versione semplicistica. Tutt'altro. Semmai curata in maniera tale che dall'analisi scaturisca un documento conciso e, al tempo stesso, completo. Questo è il compito del segretario verbalizzare e cioè dipende dalla formazione, dalla competenza e, soprattutto, dall'esperienza maturata sul campo.