puntodelibere - Quesiti e risposte n. 23

QUESITI E RISPOSTE

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n. 23 - 13 luglio 2018

Categoria 1 - L'INVIO DELL'ORDINE DEL GIORNO VIA EMAIL SODDISFA IL REQUISITO DELLA FORMA SCRITTA?


D.
In allegato alla convocazione uso inviare anche tutta la documentazione inerente ai punti all'OdG che saranno oggetto di delibera. Sia la convocazione sia la documentazione viene trasmessa a ciascun Membro del Consiglio di Dipartimento tramite posta elettronica istituzionale. 
La trasmissione dell'atto di convocazione non deve essere seguita da quella del documento originale attraverso il sistema postale, soddisfacendo il sopra citato invio il requisito della forma scritta. Posso pertanto affermare che l'invio tramite posta elettronica (pur senza la sottoscrizione di ciascun documento con firma digitale) soddisfi il requisito della forma scritta?

R. Sono passati oltre 15 anni dalla celeberrima sentenza con cui si è lungamente e innovativamente (per allora) discusso sul valore probatorio di un messaggio di posta elettronica. Risale al dicembre 2003, infatti, il decreto del Tribunale di Cuneo con cui si riconobbe alla email semplice (rectius, posta elettronica ordinaria - PEO) il valore di documento informatico sottoscritto con firma elettronica.

Inoltre, dal il 1° luglio 2016, è entrato in vigore il Regolamento UE n. 910/2014, più noto come  eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) che ha stabilito il valore di "sottoscrizione" alla firma elettronica e non più soltanto di "identificazione". In Italia lo applichiamo tra i limiti dell'art. 1350 cc e in armonia con quanto previsto dall'art. 20 del Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005).

Che significa in concreto? Il Regolamento generale di Ateneo o i singoli ordinamenti per le collegialità amministrative possono prevedere la convocazione via email. Attenzione, però: essendo liberamente valutabile in giudizio, l'email non deve essere privata o con account fantasiosi (fThis email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., etc.), ma quella istituzionale, cioè con le credenziali rilasciate - previa verifica dell'identità - dall'Università o dall'Ente pubblico di ricerca.

Fanno piena luce due sentenze, la n. 14716/2011 e, soprattutto vigente eIDAS, la n. 11402/2016, entrambe del Tribunale di Milano (http://www.fiif.it/wp-content/uploads/2016/12/sentenza-consolandi-eidas.pdf, in particolare a p. 5), con le quali l'email proveniente da un "server affidabile e identificabile" risulta un documento informatico sottoscritto e liberamente valutabile dal giudice, proprio in ragione dell'affidabilità e dell'avvenuta identificazione del titolare. 
Da tutto ciò consegue che la trasmissione degli atti della seduta da un account istituzionale soddisfa il requisito della forma scritta.

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