puntodelibere - Quesiti e risposte n. 13
QUESITI E RISPOSTE
n. 13 - 27 aprile 2018
Categoria 4 - LA DIFFERENZA TRA ESTRATTO DAL VERBALE E DELIBERAZIONE
D. Molte strutture inviano l'estratto del verbale (verbale con omissis) chiamandolo delibera e attribuendogli un numero (spesso manuale, forse usando un "quadernino a quadretti"); altre invece inviano solo la delibera, ovvero un documento privo degli omissis, creato ex novo dal verbale dell’organo collegiale. L’intenzione e il fine sono univoci ma il comportamento è diverso. Ai fini procedimentali, ma anche al fine di uniformare un corretto comportamento quando e come creare un estratto e/o una delibera? Entrambi vanno sottoscritti?
R. Il quesito merita attenzione non tanto sotto il profilo del diritto amministrativo, quanto piuttosto della diplomatica.
Orbene, l'attività di un organo collegiale può essere descritta attraverso una tripartizione:
a) Fase di apertura dell'adunanza
b) Fase deliberativa vera e propria
c) Fase di chiusura dell'adunanza
Prima di tutto, dopo la regolare convocazione, insiste la fase di apertura, la quale consiste nella descrizione della data topica e della data cronica (scritta in maniera solenne, addirittura con la sede: "Nella sala..."), nella verifica del quorum strutturale e dell'avvio della discussione sui singoli punti all'ordine del giorno.
Poi si annovera la fase deliberativa, che si apre con la discussione e si chiude con la votazione.
Infine, si trova la fase di chiusura, con gli adempimenti tipici dell'escatocollo: orario di conclusione dell'adunanza e sottoscrizione del segretario e la firma del presidente.
Da un punto di vista strettamente tecnico, la "deliberazione" vera e propria è scevra della discussione (che afferisce al verbale) ed è rappresentata dalle premesse di fatto e di diritto, dalla motivazione e dalla decisione (il decisum vero e proprio).
Negli Organi centrali, di norma, non esiste un verbale discorsivo (in veneto si dice "ciacolòn"), ma esso assume la forma di un provvedimento (ad es., tipo un decreto). Negli Organi dipartimentali, ma anche nel Consiglio di corso di studio, nelle Scuole etc., la descrizione dell'adunanza della collegialità amministrative è molto meno attenta alla forma provvedimentale. In questo senso, il verbale contiene, al proprio interno e come in un racconto, anche le deliberazioni.
Nel primo caso, abbiamo le deliberazioni come provvedimenti autonomi, dotati di una repertoriazione autonoma e di una repertoriazione del verbale. Nel secondo caso, invece, siamo di fronte a "estratti dal verbale" (dal, non del), comunemente ma non correttamente, chiamati "omissis", con il verbale repertoriato, ma in presenza di deliberazioni non repertoriate.
Infine, in entrambi i casi i documenti sono sottoscritti e firmati. In caso di produzione a terzi di un verbale già sottoscritto e firmato, risulta sufficiente la firma di chi detiene stabilmente il documento per il rilascio di una copia conforme: tipicamente gli Organi collegiali o la Segreteria amministrativa dipartimentale.
