La scarsa attenzione da sempre riservata alla seconda età degli archivi - cioè all'archivio di deposito - si riverbera anche sul fatto che non esiste una nomenclatura adeguata per l'attività, praticamente quotidiana, di "recupero" (?), di "ritrovamento" (?), di "movimentazione" (?) di fascicoli e di serie richiesti in ritorno ai/dai servizi amministrativi. Quale denominazione è preferibile per l'attività di richiesta/ritrovamento di documenti semi-attivi? I partecipanti di Procedamus hanno proposto una trentina di denominazioni...

tentando di definirne alcune in modo sobrio, onnicomprensivo, sintetico e giurarchivisticamente corretto. Eccole:

  1. Servizio scarico fascicoli per esigenze amministrative
  2. Servizio per l’accesso alla documentazione cessata (o di deposito)
  3. Servizio ricerche per l’amministrazione
  4. Servizio ricerca amministrativa informazioni e documenti
  5. Servizio (di) ricerca documentale
  6. Movimentazione e recupero (o individuazione) pratiche archiviate
  7. Servizio movimentazione unità archivistiche a scopo amministrativo/interno
  8. Servizio archivistico per l’individuazione e lo scarico dei fascicoli per scopi amministrativi
  9. Evasione richieste di documentazione
  10. Gestione richieste di consultazione scopo amministrativo
  11. Supporto alla ricerca documentale per uso amministrativo
  12. Servizio archivistico – Sezione/Settore scarico fascicoli scopi amministrativi
  13. Servizio archivistico – Sezione/Settore consultazione e movimentazione fascicoli per scopi giuridico-amministrativi
  14. Archivio di deposito: movimentazione documenti
  15. Servizio consultazione Archivio di deposito
  16. Servizio gestione della conoscenza giacente
  17. Fornitura di documenti di archivio
  18. Ricerca e recupero documentale
  19. Servizio ricerca documentale storico
  20. Consultazione documenti
  21. Ritrovo e scarico documentazione
  22. Ricerca documenti semi-attivi
  23. Movimentazione documenti trasferiti al deposito
  24. Archivio di deposito: movimentazione documenti
  25. Servizio consultazione Archivio di deposito
  26. Servizio gestione della conoscenza giacente
  27. Fornitura di documenti di archivio
  28. Ricerca e recupero documentale
  29. Servizio ricerca documentale storico
  30. Consultazione documenti
  31. Ritrovo e scarico documentazione
  32. Ricerca documenti semi-attivi
  33. Movimentazione documenti trasferiti al deposito
  34. Servizio consultazione archivio di deposito
  35. Buona pratica dell'archivio corrente e storico
  36. Gestione ottimale dell'archivio corrente e storico
  37. "Servizio scova e trova"

Alla fine, la denominazione più votata è "Servizio ricerca documentale".

Esaminiamo ora le attività principali dell'Archivio di deposito:

Attività preliminari

  • Individuare, attrezzare adeguatamente e gestire i locali da destinare a deposito d’archivio (accesso limitato al solo personale qualificato, pulizia periodica, etc.).
  • Individuare il responsabile del servizio.

Attività ordinarie

  • Trasferimenti periodici dei documenti dagli uffici e acquisizione delle unità archivistiche: preparare annualmente il trasferimento dei fascicoli relativi ad affari conclusi con la predisposizione di elenchi di consistenza
  • Concentrare ordinatamente i documenti mantenendo le aggregazioni (serie e fascicoli) create nella fase di formazione e procedere alla revisione degli elenchi di trasferimento: effettuare una schedatura sommaria delle unità trasferite in archivio attribuendo una numerazione univoca, continua e progressiva che determina la posizione logica e fisica delle unità nell’elenco di consistenza e nel locale d’archivio
  • Selezione della documentazione sulla base del Piano di conservazione o Massimario di selezione
  • Campionatura di determinate tipologie documentali da non destinare integralmente alla conservazione a lungo termine.
  • Scarto della documentazione
  • Riordinamento e ricostituzione delle serie originarie (rispetto del vincolo archivistico – Piano di fascicolazione – Titolario di classificazione – successione cronologica annuale, cioè le serie sono chiuse per anno)
  • Conservazione adeguata dei documenti: sostituzione delle unità di condizionamento laddove danneggiate o non adatte alla conservazione a medio o lungo termine, mantenimento delle condizioni ambientali ottimali etc.
  • Versamento della documentazione all’Archivio storico: predisposizione degli elenchi di versamento e aggiornamento dell’elenco di consistenza
  • Servizio di ricerca documentale (recupero dei documenti/unità richieste – consultazione - creazione di copie semplici o conformi)
  • Predisposizione di statistiche sia per le attività di trasferimento e versamento che di consultazione: consente un’adeguata programmazione degli spazi e ottimizzazione dei servizi.
  • Elaborazione ed aggiornamento del Piano di conservazione degli archivi

 Attività straordinaria - in caso di necessari interventi di recupero del pregresso

  • Ricognizione, censimento o mappatura della documentazione presente nel locale adibito a deposito e della documentazione impropriamente conservata presso gli uffici produttori
  • Messa in sicurezza del locale di deposito e spostamento di tutto ciò che non è "documento" (letteratura grigia, stampe, etc.)
  • Schedatura delle unità documentarie
  • Selezione della documentazione e redazione:
    • l'Elenco di scarto, contenente la descrizione della documentazione da distruggere
    • l'Elenco di versamento all'archivio storico, contenente la descrizione della documentazione da conservare senza limiti di tempo
    • l'Elenco di consistenza dell'archivio di deposito, contenente la descrizione della documentazione rimasta dopo lo scarto ed il versamento in archivio storico, da conservare in archivio di deposito in attesa del suo versamento in archivio storico
  • Procedura di scarto

RIFERIMENTI NORMATIVI PRINCIPALI

Università degli Studi dell'Insubria
Circolare istitutiva del Servizio di ricerca documentale 2015