Un'attività dell'archivio di deposito: quale nome?

La scarsa attenzione da sempre riservata alla seconda età degli archivi - cioè all'archivio di deposito - si riverbera anche sul fatto che non esiste una nomenclatura adeguata per l'attività, praticamente quotidiana, di "recupero" (?), di "ritrovamento" (?), di "movimentazione" (?) di fascicoli e di serie richiesti in ritorno ai/dai servizi amministrativi. Quale denominazione è preferibile per l'attività di richiesta/ritrovamento di documenti semi-attivi? I partecipanti di Procedamus hanno proposto una trentina di denominazioni...

tentando di definirne alcune in modo sobrio, onnicomprensivo, sintetico e giurarchivisticamente corretto. Eccole:

Servizio scarico fascicoli per esigenze amministrative
Servizio per l’accesso alla documentazione cessata (o di deposito)
Servizio ricerche per l’amministrazione
Servizio ricerca amministrativa informazioni e documenti
Servizio (di) ricerca documentale
Movimentazione e recupero (o individuazione) pratiche archiviate
Servizio movimentazione unità archivistiche a scopo amministrativo/interno
Servizio archivistico per l’individuazione e lo scarico dei fascicoli per scopi amministrativi
Evasione richieste di documentazione
Gestione richieste di consultazione scopo amministrativo
Supporto alla ricerca documentale per uso amministrativo
Servizio archivistico – Sezione/Settore scarico fascicoli scopi amministrativi
Servizio archivistico – Sezione/Settore consultazione e movimentazione fascicoli per scopi giuridico-amministrativi
Archivio di deposito: movimentazione documenti
Servizio consultazione Archivio di deposito
Servizio gestione della conoscenza giacente
Fornitura di documenti di archivio
Ricerca e recupero documentale
Servizio ricerca documentale storico
Consultazione documenti
Ritrovo e scarico documentazione
Ricerca documenti semi-attivi
Movimentazione documenti trasferiti al deposito
Archivio di deposito: movimentazione documenti
Servizio consultazione Archivio di deposito
Servizio gestione della conoscenza giacente
Fornitura di documenti di archivio
Ricerca e recupero documentale
Servizio ricerca documentale storico
Consultazione documenti
Ritrovo e scarico documentazione
Ricerca documenti semi-attivi
Movimentazione documenti trasferiti al deposito
Servizio consultazione archivio di deposito
Buona pratica dell'archivio corrente e storico
Gestione ottimale dell'archivio corrente e storico
"Servizio scova e trova"

Alla fine, la denominazione più votata è "Servizio ricerca documentale".

Esaminiamo ora le attività principali dell'Archivio di deposito:

Attività preliminari

Individuare, attrezzare adeguatamente e gestire i locali da destinare a deposito d’archivio (accesso limitato al solo personale qualificato, pulizia periodica, etc.).
Individuare il responsabile del servizio.

Attività ordinarie

Trasferimenti periodici dei documenti dagli uffici e acquisizione delle unità archivistiche: preparare annualmente il trasferimento dei fascicoli relativi ad affari conclusi con la predisposizione di elenchi di consistenza
Concentrare ordinatamente i documenti mantenendo le aggregazioni (serie e fascicoli) create nella fase di formazione e procedere alla revisione degli elenchi di trasferimento: effettuare una schedatura sommaria delle unità trasferite in archivio attribuendo una numerazione univoca, continua e progressiva che determina la posizione logica e fisica delle unità nell’elenco di consistenza e nel locale d’archivio
Selezione della documentazione sulla base del Piano di conservazione o Massimario di selezione
Campionatura di determinate tipologie documentali da non destinare integralmente alla conservazione a lungo termine.
Scarto della documentazione
Riordinamento e ricostituzione delle serie originarie (rispetto del vincolo archivistico – Piano di fascicolazione – Titolario di classificazione – successione cronologica annuale, cioè le serie sono chiuse per anno)
Conservazione adeguata dei documenti: sostituzione delle unità di condizionamento laddove danneggiate o non adatte alla conservazione a medio o lungo termine, mantenimento delle condizioni ambientali ottimali etc.
Versamento della documentazione all’Archivio storico: predisposizione degli elenchi di versamento e aggiornamento dell’elenco di consistenza
Servizio di ricerca documentale (recupero dei documenti/unità richieste – consultazione - creazione di copie semplici o conformi)
Predisposizione di statistiche sia per le attività di trasferimento e versamento che di consultazione: consente un’adeguata programmazione degli spazi e ottimizzazione dei servizi.
Elaborazione ed aggiornamento del Piano di conservazione degli archivi

Attività straordinaria - in caso di necessari interventi di recupero del pregresso

Ricognizione, censimento o mappatura della documentazione presente nel locale adibito a deposito e della documentazione impropriamente conservata presso gli uffici produttori
Messa in sicurezza del locale di deposito e spostamento di tutto ciò che non è "documento" (letteratura grigia, stampe, etc.)
Schedatura delle unità documentarie
Selezione della documentazione e redazione:
- l'Elenco di scarto, contenente la descrizione della documentazione da distruggere
- l'Elenco di versamento all'archivio storico, contenente la descrizione della documentazione da conservare senza limiti di tempo
- l'Elenco di consistenza dell'archivio di deposito, contenente la descrizione della documentazione rimasta dopo lo scarto ed il versamento in archivio storico, da conservare in archivio di deposito in attesa del suo versamento in archivio storico
Procedura di scarto

RIFERIMENTI NORMATIVI PRINCIPALI

DPR 28 dicembre 2000 n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, artt. 67, 68 e 69
D.Lgs 22 gennaio 2004 n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, artt. 30 e 41

Università degli Studi dell'Insubria
Circolare istitutiva del Servizio di ricerca documentale 2015