puntodelibere - Quesiti e risposte n. 8
QUESITI E RISPOSTE
n. 8 - 16 marzo 2018
Categoria 5 - LA TRASMISSIONE DELLA DELIBERAZIONE E DEGLI OMISSIS
R. Non esiste una risposta universalmente valida. Prima di tutto, nel caso in cui l’attività del Consiglio di Dipartimento sia normata da un Regolamento proprio o dal Regolamento generale, occorre verificare se esista una modalità per la diffusione degli atti del Consiglio stesso. Nel caso in cui non fosse regolamentata, occorre verificare le funzionalità degli strumenti in uso (ad es.: sistema di gestione documentale, piattaforma intranet, spazi di condivisione documenti, e-mail ecc..) e le prassi adottate.
Premesso che le deliberazioni e i verbali devono essere repertoriati, non appare possibile formulare una risposta univoca poiché occorre, di volta in volta, verificare la situazione alla luce delle osservazioni sopra indicate. In ogni caso, raccomandiamo l'abbandono totale delle lettere di trasmissione protocollate dei provvedimenti (a volte nemmeno repertoriati).
A mente del Regolamento europeo eIDAS 910/2014, è sufficiente la spedizione di una mail con allegato in pdf/a la deliberazione. In caso di deliberazione cartacea, il pdf/a sarà considerato una copia per immagine di documento analogico, come previsto dal Codice dell'amministrazione digitale (CAD), contenuto nel D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82. In caso di deliberazione digitale, sempre a mente del CAD, si tratterà di un duplicato informatico.
Per gli Atenei e per gli Enti di ricerca che abbiano attivato l'interoperabilità tra le Aree organizzative omogenee (come previsto dal DPR 28 dicembre 2000, n 445) è sufficiente attivare la funzione di intescambio del protocollo informatico con piena rilevanza giuridico-probatoria e senza trasmettere o produrre nuovi documenti.
