puntodelibere - Quesiti e risposte n. 9
QUESITI E RISPOSTE
n. 9 - 23 marzo 2018
Categoria 2 - IL FOGLIO PRESENZE
D. Noi facciamo firmare ad ogni seduta il foglio presenze a tutti i componenti del Consiglio. La procedura è corretta?
R. Ci sono adempimenti inutili e altri potenzialmente dannosi. Tra quest'ultimi rientra la questione del foglio presenze.
Ogni collegio, infatti, per essere legittimamente costituito e per poter legittimamente deliberare, ha bisogno della verifica del quorum strutturale, cioè del cd. "numero legale". A sua volta, ogni deliberazione, per essere perfetta ed efficace, deve ottenere il quorum funzionale (*).
In base a quanto finora detto, in ogni deliberazione deve essere riportato nel protocollo del documento (cioè nella parte iniziale del testo) l’elenco dei presenti-votanti e degli assenti con l’indicazione se essi siano giustificati o meno. La funzione del foglio presenze, pertanto, è già assorbita in questo modo dall'attestazione del segretario nel verbale.
Non solo. Mentre il foglio presenze è sincrono, la presenza dei consiglieri è descritta in maniera diacronica per tutto lo svolgersi dell’adunanza. Attraverso il verbale, dunque, è tenuta nota delle assenze temporanee, delle presenze sopraggiunte in corso di seduta e delle uscite definitive. In ogni caso, essendo un foglio materialmente separato, per avere una connessione giuridica con la deliberazione dovrebbe avere una connessione esplicitata (ad es.: il presente allegato fa parte integrante del presente verbale) altrimenti rimanebbe un documento scollegato dalla procedura.
Il foglio firma di solito serve ai fini dell’erogazione del gettone della presenza. Tuttavia, si tratta perlopiù di un foglio non protocollato, né repertoriato, trasmesso alla Ragioneria per la liquidazione in modo pressoché informale. Invece di mandare il foglio presenze, la Segreteria degli Organi collegiali dovrebbe mandare la stampa di una deliberazione con le presenze complete dei consiglieri.
Perché dicevamo dannosa? Il verbale è un atto pubblico e fa fede fino a querela di falso. Se, per denegata ipotesi, sussistesse una difformità sulla dichiarazione dei presenti nel foglio firme e su quanto dichiarato nel verbale, il giudice amministrativo non avrebbe dubbi nel considerare il verbale fidefacente. Di contro, il giudice penale potrebbe trovare terreno fertile per una discrasia quanto alla fattispecie criminosa del falso.
Consiglio salvavita di puntodelibere: eliminare gli adempimenti inutili e cestinare sempre, dopo l’approvazione del verbale, appunti, brogliaccio, fogli volanti che non abbiano la dignità di documento amministrativo.
-----------------------
(*) L’immediata esecutività è propria delle università e degli enti di ricerca.
Per gli enti locali, di contro, esiste una fase integrativa dell’efficacia, normativamente prevista, che prevede due termini (di 10 e di 15 giorni) di pubblicazione all’albo on-line e con referta di pubblicazione. Ne riparleremo senz’altro.
In base a quanto finora detto, in ogni deliberazione deve essere riportato nel protocollo del documento (cioè nella parte iniziale del testo) l’elenco dei presenti-votanti e degli assenti con l’indicazione se essi siano giustificati o meno. La funzione del foglio presenze, pertanto, è già assorbita in questo modo dall'attestazione del segretario nel verbale.
Non solo. Mentre il foglio presenze è sincrono, la presenza dei consiglieri è descritta in maniera diacronica per tutto lo svolgersi dell’adunanza. Attraverso il verbale, dunque, è tenuta nota delle assenze temporanee, delle presenze sopraggiunte in corso di seduta e delle uscite definitive. In ogni caso, essendo un foglio materialmente separato, per avere una connessione giuridica con la deliberazione dovrebbe avere una connessione esplicitata (ad es.: il presente allegato fa parte integrante del presente verbale) altrimenti rimanebbe un documento scollegato dalla procedura.
Il foglio firma di solito serve ai fini dell’erogazione del gettone della presenza. Tuttavia, si tratta perlopiù di un foglio non protocollato, né repertoriato, trasmesso alla Ragioneria per la liquidazione in modo pressoché informale. Invece di mandare il foglio presenze, la Segreteria degli Organi collegiali dovrebbe mandare la stampa di una deliberazione con le presenze complete dei consiglieri.
Perché dicevamo dannosa? Il verbale è un atto pubblico e fa fede fino a querela di falso. Se, per denegata ipotesi, sussistesse una difformità sulla dichiarazione dei presenti nel foglio firme e su quanto dichiarato nel verbale, il giudice amministrativo non avrebbe dubbi nel considerare il verbale fidefacente. Di contro, il giudice penale potrebbe trovare terreno fertile per una discrasia quanto alla fattispecie criminosa del falso.
Consiglio salvavita di puntodelibere: eliminare gli adempimenti inutili e cestinare sempre, dopo l’approvazione del verbale, appunti, brogliaccio, fogli volanti che non abbiano la dignità di documento amministrativo.
-----------------------
(*) L’immediata esecutività è propria delle università e degli enti di ricerca.
Per gli enti locali, di contro, esiste una fase integrativa dell’efficacia, normativamente prevista, che prevede due termini (di 10 e di 15 giorni) di pubblicazione all’albo on-line e con referta di pubblicazione. Ne riparleremo senz’altro.
