puntodelibere - Quesiti e risposte n. 20

QUESITI E RISPOSTE

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n. 20 - 22 giugno 2018

Categoria 5 - CHI VISTA GLI ALLEGATI DI UN VERBALE?


D.
È necessario far siglare al Presidente e al Segretario (o a uno dei due) tutte le pagine degli allegati? A volte sono centinaia.

R. Gli atti e i documenti non riportati all’interno del dispositivo ma scritti a parte e allegati alla proposta di provvedimento, ne costituiscono parte integrante (TAR Lazio, sez. I, 24 dicembre 2002, n. 14080).

Tali allegati (regolamenti, capitolati, contratti, tabelle, parametri, ecc.), devono di norma essere espressamente richiamati e approvati nel dispositivo del provvedimento.
Gli allegati risultano necessari per:
a) supportare l’azione amministrativa (ad es, come documento a corredo della motivazione per relationem);
b) esplicitare concretamente una proposta (pezzo di stoffa allegata a un documento di partecipazione a una gara come campione)
c) perfezionare un iter con successivi adempimenti (polizzino, marca da bollo, assegno, contanti);
d) dimostrare gli adempimenti connessi a un incarico (registro delle lezioni);
e) corredare una prova, un’azione o una narrazione (fotografia);
f) supportare i processi decisionali (materiali statistici, tabelle riepilogative);
g) fungere da memoria aggiuntiva o esplicativa di un atto o di un fatto.

Come abbiamo visto nel Quesito n. 7 del 9 marzo 2018, gli allegati sono di norma vistati dal responsabile dell’Ufficio organi collegiali. Si tratta, infatti, di un’attività attestativa in capo a chi detiene stabilmente il documento, cioè nel fascicolo di istruttoria che accompagna l’ordine del giorno. Non si tratta, dunque, di un'attività volitiva in capo al Rettore, al Direttore di Dipartimento o al Presidente della Scuola, ma del Segretario, il quale può delegare i componenti dell'Ufficio Organi collegiali di un compito funzionale tipico del personale tecnico amministrativo di supporto. Nei Dipartimenti o nelle Scuole, tale compito è affidato al Segretario amministrativo (o RAU) o al Manager didattico.  

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