puntodelibere - Quesiti e risposte n. 24
QUESITI E RISPOSTE
n. 24 - 20 luglio 2018
Categoria 2 - È LEGITTIMA LA REGISTRAZIONE (AUDIO E VIDEO) DELLE ADUNANZE?
D. Da noi si usa registrare le sedute, ma di recente è stata contestata questa modalità. Come dobbiamo comportarci?
R. Partiamo da una considerazione generale e inequivoca. Il verbale, quale documento che attesta il contenuto di una volontà collegiale è l'unico documento fidefacente da un punto di vista amministrativo, quanto alla legittima trascrizione e descrizione di atti e fatti accaduti durante un'adunanza di un organo collegiale. La giurisprudenza, ormai, è consolidata sul punto (Consiglio di Stato, sez. V, 25 gennaio 2003, n. 344) .
Infatti, «La verbalizzazione in forma scritta dell’attività dell’organo collegiale è requisito sostanziale per la sua esistenza e non è sostituibile con altri mezzi di prova; pertanto, è illegittimo l’impiego di registrazioni su nastro magnetico ai fini della documentazione del procedimento di formazione della volontà dell’organo» (TAR Lazio, sez. I, 6 marzo 1995, n. 389).
La registrazione della seduta, dunque, è paragonabile agli appunti che il segretario verbalizzante prende nel corso dell'adunanza. Per queste ragioni, è sottratta all'esercizio del diritto di accesso da parte di terzi (Consiglio Stato, sez. VI, 18 dicembre 1992, n. 1113). Non ovviamente, da parte dei componenti dell'Organo, che sul punto godono di una posizione differenziata rispetto ai terzi e possono legittimamente chiederne l'esibizione, anche senza ricorrere all'esercizio del diritto di accesso in senso stretto (TAR Piemonte, sez. I, 27 maggio 2011, n. 563).
Non solo. Una volta espletate le formalità di rito, cioè la presa d'atto del collegio e la sottoscrizione da parte del segretario, è opportuno che le registrazioni vengano distrutte. Infatti, da un lato la giurisprudenza ha stabilito che «Non v’è alcun principio di diritto che imponga la conservazione dei resoconti stenografici e delle registrazioni dopo l’approvazione del processo verbale, il quale una volta letto, approvato e sottoscritto è un atto pubblico che fa fede fino a querela di falso» (Consiglio di Stato, VI, 25 maggio 1993, n. 383). Dall'altro, in via precauzionale, è bene che ogni "documento" estraneo a quelli ufficiali venga distrutto. È appena il caso di ricordare che il giudice amministrativo respingerebbe un'istanza di accesso, ma in sede di contenzioso penale qualsiasi "oggetto" può diventare prova.
Del resto, anche la Presidenza del Consiglio, con DPCM 20 marzo 2002, modificò il regolamento interno di cui al DPCM 10 novembre 1993, aggiungendo la frase seguente all'art. 11, comma 1: «Previa autorizzazione del Presidente ed al solo fine di agevolare la redazione del processo verbale, il segretario può avvalersi dell’ausilio di apparecchi fonoriproduttori».
Tra i molti, segnaliamo per completezza il Regolamento per il funzionamento del Dipartimento, emanato dall'Università degli Studi di Torino, con cui all'art. 11, comma 5, è chiaramente disposto che: «Al solo fine di agevolare la redazione del verbale le sedute del Consiglio possono essere registrate. La registrazione è conservata sino all'approvazione del relativo verbale e può essere consultata a richiesta per contestazioni da parte dei componenti del Consiglio».
È appena il caso di ricordare che le registrazioni devono essere attinenti alla seduta dell’organo collegiale e che nessuna richiesta di accesso, ancorché di accesso generalizzato, può consentire l’ostensione di registrazioni (audio e video) che esulano da detto contesto, come quelle che rivestono la qualifica di conversazioni private. Sul punto, in maniera lapidaria, per un caso di un ente pubblico di ricerca, si è espresso qualche settimana fa il Consiglio di Stato, sez. VI, 25 giugno 2018, n. 3907.
In conclusione, il consigliere non può contestare la modalità, in quanto autorizzata dal Presidente e, all'esito della presa d'atto del verbale, la registrazione deve essere distrutta a cura del segretario verbalizzante o del personale della Segreteria degli organi collegiali.
