puntodelibere - Quesiti e risposte n. 28

QUESITI E RISPOSTE

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n. 28 - 21 settembre 2018

Categoria 1 - LE BOZZE DEL VERBALE E I DOCUMENTI PRIMA DELL'ADUNANZA SONO DISPONIBILI A TUTTI?

D. È prassi consolidata nel mio dipartimento rendere disponibile, prima della seduta del Consiglio, il brogliaccio e il verbale della seduta precedente su uno spazio comune(e-learning) ad accesso riservato, visibile però a tutti i membri del Consiglio senza distinzione di ruoli. In questo modo tutti i membri possono vedere i documenti integralmente anche le parti relative alle sedute ristrette. È corretto?

R. La procedura è corretta.

Infatti, una buona amministrazione (quindi, digital by default) rende disponibile ai componenti del consesso documenti e informazioni inerenti all'aspetto deliberativo qualche giorno prima dell'adunanza (di norma, una settimana). Ciò avviene anche al fine di applicare nel concreto il principio di trasparenza e di efficacia dell'azione amministrativa. 
Il quesito affronta due aspetti di una questione molto delicata: la redazione del verbale e la sua diffusione prima che possa essere considerato definitivo, perfetto ed efficace. In primo luogo si ricorda che del verbale - in quanto atto monocratico, sottoscritto dal Segretario verbalizzante e firmato dal Presidente dell’organo - dovrebbe essere assicurata solo la presa d’atto nel corso della seduta successiva.
Risulta preferibile, ad opera del Segretario, trasmettere la bozza completa del verbale a tutti i componenti, in modo tale che il Presidente possa darne lettura in seduta (oppure intenderla come trasmessa e letta) ai fini della presa d'atto, rispettando, e qui si innesta la seconda questione, il novero dei soggetti che su quel determinato argomento hanno contribuito a formare la volontà deliberativa dell’organo.
La regola dei pari, che ricorre anche nella riforma della legge 240/2010 (come, ad esempio, nei procedimenti disciplinari e nelle procedure di chiamata di cui all’art. 18 della legge stessa) stabilisce che, se i componenti del consesso non facevano parte dell’organo in fase di formazione della volontà del medesimo, a maggior ragione non dovrebbero conoscere le dinamiche interpersonali che ne abbiano caratterizzato la formazione. 
Ciò non significa che il verbale sia segreto, in quanto documento del tutto accessibile dall’avente diritto attraverso l’esercizio del diritto di accesso documentale di cui all’art. 22 della legge 241/1990, oppure dal quisque de populo attraverso l’esercizio del diritto di accesso civico generalizzato di cui all’art. 5 del novellato D.Lgs. 33/2013, ma semplicemente viene sottoposto, appunto per la presa d’atto ad un consesso in composizione ristretta, per i punti di competenza e collegiale per i punti sui quali non è richiesta la regola dei pari.
Per rispondere ora al quesito, è non soltanto legittimo ma anche opportuno condividere documenti e informazioni unicamente tra i partecipanti all'adunanza. Ciò serve anche a maggior controllo e verifica del formarsi della volontà collegiale con piena cognizione di causa delle materie trattate e della reale corrispondenza tra l'oggetto della deliberazione e la volontà dei componenti l'organo.
La reductio ad unum delle varie deliberazioni susseguitesi in composizione ristretta avverrà in un unico verbale, assieme a tutte le altre prese in composizione plenaria. Il verbale, infatti, è formalmente e sostanzialmente tenuto a ripercorre gli argomenti oggetto di convocazione nell'ordine con cui sono stati trattati. In buona sostanza, tutti i componenti del collegio possono essere edotti degli argomenti in discussione e poi effettivamente decisi nei tempi e nei modi, ma soltanto gli aventi diritto alla seduta in composizione ristretta sono chiamati a esprimere il proprio voto, di cui verrà dato conto nel verbale. Di conseguenza, la diffusione delle informazioni e dei documenti prodromici alla formazione della volontà collegiale in uno spazio digitale ad accesso riservato (intranet, e-learning o altro) è fondamentale per la correttezza formale e sostanziale dell'attività delle collegialità amministrative delle università e degli enti pubblici di ricerca.

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